Установлены новые правила подтверждения срока нахождения работника в командировке

Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 (далее – Постановление № 771) определило перечень документов, которые подтверждают срок фактического нахождения работника в командировке.

По общему правилу, работник, отправляющийся в командировку, едет туда транспортом общего пользования (самолетом, поездом, электричкой, автобусом).

Поэтому, как и прежде, фактический срок его командировки определяется по проездным документам, которые работник должен представить работодателю по возвращении из поездки.

Но если работник едет в командировку на служебном транспорте или на своем автомобиле (как находящемся у него в собственности, так и по доверенности), потребуются другие документы.

Во-первых, необходимо письменное решение работодателя, согласно которому работник едет в командировку на служебной или собственной машине.

Во-вторых, работник, по возвращении должен составить и представить работодателю служебную записку. К ней следует приложить документы, подтверждающие маршрут следования работника: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.

Напомним, что до комментируемых изменений нормы Положения предусматривали составление служебной записки только в том случае, если работник едет в командировку на личном транспорте. При этом не уточнялось, какой именно автомобиль считается личным, из-за чего возникал вопрос: можно ли использовать для поездки автомобиль, на управление которым выдана доверенность. Также не было порядка регулирования проезда работника в командировку на служебном автомобиле.

Новшеством является и письменное решение работодателя о направлении работника в командировку на служебном транспорте или автомобиле, принадлежащем работнику.

Установлены правила подтверждения фактического срока командировки, если проездные документы у работника отсутствуют. В этом случае, срок фактического нахождения работника в командировке определяется документами по найму жилого помещения. Если работник останавливался в гостинице, срок определяется по квитанции (талону) или иному документу, подтверждающему оказание услуг гостиницы, который оформлен по правилам предоставления гостиничных услуг (утв. Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490).

Урегулирована и ситуация, когда у работника нет никаких документов, свидетельствующих о его поездке в командировку. Такое возможно при краткосрочных командировках, когда работнику не требовалось оставаться на ночь в месте командировки.

В этом случае работник должен просто представить работодателю служебную записку. К ней можно приложить иной документ, содержащий подтверждение принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника. Заметим, что предоставление такого документа не является обязательным. Работодатель может попросить принимающую организацию оформить такой документ только в порядке доброй воли, но не сможет обязать ее сделать это.

Еще одно серьезное изменение – это отмена обязанности вести журналы учета работников пребывающих и убывающих в командировки (п. 8 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) (далее - Положение).

Напомним, что с 08.01.2015 отменена обязанность командирующей организации составлять командировочные удостоверения. Но до настоящего времени работодатели были обязаны вести журналы учета командированных работников, в которых нужно было фиксировать реквизиты командировочных удостоверений. Теперь данное противоречие устранено.

Постановление № 771 было опубликовано на официальном интернет портале 31.07.2015 и вступит в силу 08.08.2015.

Его положения будут применяться к командировкам, в которые работник будет направлен после этой даты.